Аудит производителя в Китае прошёл чисто: почему отчёт может описывать не ту площадку

Чистый отчёт об аудите подтверждает то, что поставщик показал проверяющему, и только это. Помещения, документы, людей и время, когда идёт производство, обычно выбирает сам поставщик. Поэтому отчёт бывает внутренне непротиворечивым и при этом описывает не ту площадку, где на деле делают ваш товар.

Аудит видит то, что ему показали

Проверяющий видит площадку, документы и людей, которых ему предоставили, и тот отрезок работы, что пришёлся на день визита.

Если вокруг реального производства выстроен «слой», специально подготовленный для проверки, однодневный визит может подтвердить именно этот слой. Сама работа при этом может остаться за его пределами.

Поэтому то, что цифры в отчёте сходятся, ещё ничего не гарантирует.

Если что-то не сходится, в этом надо разобраться, прежде чем делать выводы о поставщике.

Когда чистый отчёт даёт ложную уверенность

Аудит фиксирует один момент, и уверенность, которую он даёт, может оказаться особенно обманчивой, если:

• визит объявили задолго до приезда проверяющего;
• документы и людей для проверки выбирало руководство поставщика;
• проверяющий побывал только по зарегистрированному адресу компании, с которой подписан договор;
• производственную мощность записали со слов руководства;
• субподрядчики и склады в охват проверки не входили;
• документы смотрели по одному и друг с другом не сводили;
• покупатель ценит сам факт «прохождения» аудита, но не даёт поставщику цены или срока, при которых требования можно выполнить на показанной площадке.

Про последний пункт подробнее. Если цена и сроки покупателя не позволяют выполнить заказ на той площадке, которую ему показали, у поставщика появляется причина перенести производство в другое место.

Что такое скрытая площадка и откуда она берётся

Скрытой, или «теневой», площадкой называют любое место производства, которое существенно участвует в изготовлении вашего товара, но не входит в согласованную схему поставки или в охват аудита.

Ею может оказаться:

• связанная компания;
• независимый субподрядчик;
• другой цех в том же промышленном парке;
• другой корпус на той же территории, куда проверяющего не водили;
• сельская мастерская;
• временная площадка на период пиковой загрузки;
• площадка без нужных разрешений;
• площадка, которая работает по чужим сертификатам;
• настоящий завод, показанный как склад;
• настоящий завод, спрятанный за торговой компанией и образцовым цехом.

Вынос работ наружу бывает и законным. Риск появляется, когда работу передали без раскрытия и согласования, документы о происхождении и прослеживаемости товара неточны, а на другой площадке нет равноценного контроля качества и безопасности.

Почему так бывает

Причины у скрытого производства разные:

• у показанной площадки не хватает мощности на заказ;
• в пик сезона она не справляется с объёмом;
• цена покупателя не покрывает затрат на производство по согласованным требованиям;
• для какой-то операции нужны оборудование или разрешения, которых у поставщика нет;
• сторона договора оказывается торговой компанией, а не изготовителем;
• показанный завод держат в первую очередь для визитов клиентов;
• видимая площадка делает только финальную сборку, трудоёмкие этапы идут в другом месте;
• связанная компания производит дешевле за рамками проверки.

Разные юридические лица у одного поставщика

Китайские поставщики нередко разделяют торговлю, производство, найм, выставление счетов и экспорт между связанными компаниями. Поэтому договор, счёт и завод, оформленные на разные юридические лица, встречаются и у честных поставщиков.

Существенным расхождение становится, когда о нём не сказали, его не объяснили или оно противоречит тому, что поставщик заявил покупателю.

Данные регистрации не показывают всех заводов

Зарегистрированный адрес компании может оказаться офисом, и полным перечнем её заводов он не служит. Другая площадка может работать и без зарегистрированного филиала.

Нехватка мощности как повод разобраться

Бывает, что заявленный объём не удаётся объяснить мощностью показанной площадки. У такого разрыва бывают обычные объяснения: запас, сделанный заранее, арендованное оборудование, вторая смена, высокая автоматизация, производство до проверявшегося периода. Каждое из них нужно подтвердить документами.

Когда два комплекта документов нормальны, а когда нет

Бывает, что для покупателя ведут один набор записей, а реальную работу отражает другой. Это касается таких записей:

• производственные задания и приёмка сырья;
• отчёт о контроле качества для заказчика, рядом с которым ведётся отдельный внутренний журнал брака и переделок;
• выпуск «проверенного» завода, когда параллельно есть записи о поставках от субподрядчика.

Впрочем, завод законно ведёт разные системы для разных целей (учёт, производство, банк, налоги), и само по себе их наличие нормально.

Насторожить должно, если записи, которые должны совпадать, описывают существенно разные количества, площадки или поставщиков.

Какие вопросы задать к отчёту

Из отчёта нужно выяснить, какое юридическое лицо, какая площадка, какой период, какой производственный процесс и какие документы на самом деле были охвачены проверкой и что осталось за её рамками.

Для регулярного контроля поставщика удалённая проверка годится. Но если главный вопрос в том, действительно ли раскрытая площадка сделала товар, нужна проверка на месте, и одна объявленная проверка даст здесь ограниченную картину.

Что записать в договор сверх названной площадки

Обычно в договоре называют площадку производства, требуют согласовывать передачу работ на сторону и оставляют за покупателем право внезапной проверки. Сверх этого можно записать:

• перечень всех согласованных площадок и юридических лиц и операции, разрешённые на каждой из них;
• распространение обязательств на субподрядчиков следующего уровня;
• доступ к производственным и складским помещениям и к записям, относящимся к вашему заказу;
• обязанность сохранять записи;
• уведомление о смене юридического лица, адреса, владельцев или мощности;
• обязанность исправлять выявленные нарушения;
• последствия подложных документов или отказа в доступе.

Что делать покупателю, если появились сомнения

Когда отчёт и реальность расходятся, у покупателя есть несколько ходов:

• приостановить новые заказы;
• не выпускать отгрузку, пока не проверена прослеживаемость;
• потребовать раскрыть все площадки и субподрядчиков;
• заказать целевую повторную проверку;
• проследить затронутые заказы и партии;
• сохранить переписку, документы о закупке и материалы аудита.

Резкий разрыв с поставщиком может лишить доступа к доказательствам. Решение зависит от тяжести находки, переговорной позиции, возможности исправить ситуацию и стадии, на которой находится отгрузка.

Исправлять причину

Переписанные бумаги, формальные объяснения или письменные заверения руководства вопрос о скрытом производстве не закрывают.

Среди причин бывают и действия самого покупателя:

• цена ниже себестоимости производства по согласованным требованиям;
• сроки, которые нельзя выполнить на показанной площадке;
• поздние изменения конструкции;
• задержки с согласованием законных субподрядчиков.

Если поставщику не оставили возможности сделать заказ на согласованной площадке в согласованные сроки и по согласованной цене, требование «больше так не делать» ничего не изменит.

Вывод

«Аудит пройден» не должен быть единственной записью о поставщике. Если нельзя ответить, какое юридическое лицо приняло заказ, по какому адресу шёл каждый этап, какие помещения и записи не показали и охватывает ли вывод только посещённую площадку или реальную цепочку поставки, отчёт может содержать полезные наблюдения, но не доказывает, что ваш товар сделан на раскрытом заводе.